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「第二領域」の時間を確保するためには?

 

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(Vol. 866/1000)

 

昨日の続き、
時間管理のマトリックス
お話です。

なぜ「重要だけど緊急性のないこと」は先送りされてしまうのか?

 

第二領域(緊急でないが重要)
に着手するには、
ある程度、強制的に時間を
確保する必要があります。

 

では、
どうすれば時間を確保
できるのでしょうか?

 

第二領域の時間を
増やすためには、
他の領域でつかってる
時間を減らす必要があります。

 

まずは、
第三領域(緊急だが重要ではない)
第四領域(緊急でも重要でもない)
の見直しですね。

 

重要性の低いもので
捨てられるものを
見極めます。

 

第四領域は、
わかりやすいのですが、
問題は第三領域です。

 

人間関係が絡むので
「断る」ことが
必要だからです。

 

一気にすべてを解消するのは
むずかしいと思いますが、
すこしづつ改善を試みます。

 

そして、
次に第一領域(緊急かつ重要)に
時間がかかりすぎてないか?
の確認です。

 

もちろん、第一領域は
緊急かつ重要であり
うまく処理すべきです。

 

ところが、それゆえ時間を
かけすぎてしまう嫌いもある
わけです。

 

パーキンソンの法則ですね。

「期限ギリギリまで時間をかけてしまう」を避ける方法とは?

 

そして、その反動で
軽めの第四領域の時間が
増加する。。。

 

そんな悪循環に心当たりは
ないでしょうか?
(私はあります、、、)

 

効率化・業務改善で
第一領域にかかる時間を
減少させる必要があります。

 

そのようにして、
つくりだした時間を
第二領域に当てましょう。

 

ここでポイントは、
半ば「強制的」に
第二領域の時間を
スケジュールに組み込むこと。

 

そうしないと、
その時々の緊急性のあるものに
取って代わられてしまい、
結局、第二領域の時間が
先送りされてしまうもの。

 

また、第二領域に
時間をつかうことで
業務の問題解決や効率化が
見込めます。

 

これは、第一領域の業務を
減らす効果があり、
結果として、
時間管理のうえで
好循環をもたらします。

 

というわけで、
上記のステップで先送りせずに
第二領域へ時間を投資してみては
いかがでしょうか?

 

ポイントは、
半ば、強制的に
時間を確保することです。

 

ぜひ、お試しくださいね。

 

本日も最後まで読んで頂き、
ありがとうございました。

 

税理士 / キャッシュフローコーチ
齋藤泰行(さいとうやすゆき)
URL   :https://saito-tax.com/
メール:info@saito-tax.com

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